ระบบฐานข้อมูลจดหมายเหตุสภาการพยาบาลถูกออกแบบเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถสืบค้นข้อมูลได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และเป็นระบบตามหลักการจัดการจดหมายเหตุสากล ทั้งสำหรับบุคลากรภายในองค์กร นักวิจัย นักศึกษา และประชาชนทั่วไป ผู้ใช้งานสามารถค้นหาเอกสารได้หลายระดับ ตั้งแต่การค้นหาแบบคำสำคัญ ไปจนถึงการสำรวจตามโครงสร้างชุดเอกสาร (Fonds/Series/File/Item)
คู่มือนี้อธิบาย 3 วิธีหลักในการค้นหาเอกสาร ได้แก่
- การค้นหาพื้นฐาน
- การค้นหาขั้นสูง
- การสำรวจชุดเอกสารตามลำดับชั้น (Navigation Pane)
รวมถึงอธิบายส่วนประกอบของข้อมูลในระเบียน (Record View) เพื่อให้ผู้ใช้สามารถตีความและเลือกเอกสารได้อย่างถูกต้อง
1. การค้นหาพื้นฐาน (Basic Search)
การค้นหาแบบพื้นฐานเหมาะสำหรับผู้ใช้ทั่วไปที่ต้องการค้นหาแบบเร็ว
ขั้นตอน:
- พิมพ์คำค้นในช่องค้นหา เช่น
- รหัสเอกสาร
- ชื่อเรื่อง / ชื่อบุคคล
- คำสำคัญ หรือคำอธิบาย
- ระบบจะแสดงผลลัพธ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง
ผู้ใช้สามารถคลิกดูรายละเอียดแต่ละระเบียนได้ทันที
2. การค้นหาขั้นสูง (Advanced Search)
- ค้นหาแบบระบุเงื่อนไขเฉพาะ เพื่อ “ลดขอบเขต (narrow down)” ผลลัพธ์ให้ตรงที่สุด
- ตัวเลือกที่สามารถกำหนดได้ ได้แก่:
- ชุดเอกสาร (เลือกได้หลายชุด)
- ช่วงวันที่สร้างเอกสาร
- คำสำคัญที่กำหนด
- ประเภทแฟ้ม หรือรหัสที่เจาะจง
3. การสำรวจชุดเอกสาร (Browse by Collection)
ระบบจัดชุดเอกสารตามหลักการ “ลำดับชั้น” (Hierarchical Archival Arrangement) เพื่อสะท้อนโครงสร้างและภารกิจจริงของสภาการพยาบาล
ผู้ใช้สามารถเลือกสำรวจได้จากหน้า ชุดเอกสาร ซึ่งมีทั้งหมด 7 ชุด ได้แก่:
- ฝ่ายกิจการพิเศษ
- สำนักงานเลขาธิการสภาการพยาบาล
- วิทยาลัยพยาบาลและผดุงครรภ์ขั้นสูงแห่งประเทศไทย
- คณะกรรมการวิจัยทางการพยาบาล
- โสตทัศน์จดหมายเหตุสภาการพยาบาล
- สิ่งพิมพ์สภาการพยาบาล
- คลังข้อมูลบุคคลผู้ทรงคุณค่าต่อสภาการพยาบาล
แต่ละชุดอาจประกอบด้วยลำดับชั้น เช่น
Series → Files → Sub-files → Items
ข้อดีของการสำรวจตามชุดเอกสาร:
- เห็นภาพรวมและบริบทของเนื้อหา
- เข้าใจความเชื่อมโยงระหว่างเอกสาร
- เหมาะสำหรับการค้นคว้าที่ต้องการความครบถ้วนของข้อมูล
ส่วนประกอบของระเบียน (Record View)
เมื่อเปิดดูระเบียนเอกสาร ระบบจะแสดงข้อมูลที่ถูกคัดเลือกเฉพาะส่วนสำคัญ ดังนี้
องค์ประกอบหลักของระเบียน
- รหัสเอกสาร (Reference Code): บ่งบอกตำแหน่งที่อยู่ของข้อมูล
- ชื่อเรื่อง (Title)
- วันที่สร้างเอกสาร (Date Created)
- ขนาดและลักษณะ (Extent & Medium)
- เนื้อหาย่อ (Scope & Content)
- ระดับเอกสาร (Level of Description)
- ลำดับชั้น (Hierarchy Navigation)
- เงื่อนไขการใช้งาน (Conditions of Use / License)
- ปุ่มดาวน์โหลดหรือแบ่งปัน (ถ้ามี)
การอ่านองค์ประกอบเหล่านี้ทำให้ผู้ใช้สามารถ
- ประเมินความเกี่ยวข้องของเอกสาร
- รู้ตำแหน่งเชิงโครงสร้าง
- เข้าใจบริบทก่อนดาวน์โหลดหรือใช้อ้างอิง
การใช้งานร่วมกับ Navigation Pane
แถบ Navigation Pane ด้านซ้ายช่วยให้ผู้ใช้
- เห็น “ตำแหน่ง” ของเอกสารในชุดใหญ่
- ย้อนกลับไปยังชุดหรือ series ที่ใหญ่กว่าได้
- ทำความเข้าใจความสัมพันธ์เชิงโครงสร้างได้รวดเร็ว
เหมาะสำหรับการศึกษาข้อมูลแบบบริบท ซึ่งเป็นหัวใจของงานจดหมายเหตุ
ระบบฐานข้อมูลจดหมายเหตุสภาการพยาบาลได้รับการออกแบบเพื่อให้ผู้ใช้งานทุกระดับเข้าถึงข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ มีบริบท และค้นหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการค้นหาแบบทั่วไป การค้นหาแบบเจาะจงเงื่อนไข หรือการสำรวจตามชุดเอกสาร ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และเข้าใจความเชื่อมโยงของข้อมูลตามหลักการจัดการจดหมายเหตุสากล